Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Zepia UG (haftungsbeschränkt)
Tölzer Str. 5
81379 München
Deutschland
E-Mail: info@dumpstera.ai

2. Allgemeines

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung von Dumpstera verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

3. Arten der verarbeiteten Daten

Je nach Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Kontodaten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Login-Daten
• Authentifizierungsinformationen
• Workspace-Zugehörigkeiten

Workspace-Daten

• Unternehmensname
• Unternehmensform
• Rechnungs- und Steuerinformationen
• Nutzerrollen
• Teammitglieder

Rechnungs- und Dokumentdaten

• hochgeladene Rechnungen
• Belege
• Quittungen
• Gutschriften
• Dokumentanhänge
• daraus extrahierte Informationen

Kommunikationsdaten

• weitergeleitete E-Mails
• E-Mail-Betreff
• E-Mail-Inhalte
• Absenderinformationen
• Anhänge

Nutzungsdaten

• Logins
• Zugriffe
• Uploads
• Exporte
• Änderungen von Datensätzen

Technische Daten

• IP-Adresse
• Browserinformationen
• Geräteinformationen
• Logdaten

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten insbesondere für folgende Zwecke:

• Bereitstellung der Plattform
• Verwaltung von Nutzerkonten
• Betrieb von Workspaces
• Analyse von Rechnungen und Dokumenten
• Erstellung von Auswertungen und Statistiken
• Bereitstellung von Exportfunktionen
• Betrugs- und Missbrauchsprävention
• Fehleranalyse und Systemverbesserung
• Kommunikation mit Nutzern

5. Verarbeitung von Rechnungen und Dokumenten

Dumpstera verarbeitet hochgeladene oder per E-Mail weitergeleitete Dokumente, um daraus strukturierte Informationen zu extrahieren. Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:

• Rechnungsnummern
• Rechnungsdaten
• Leistungsdaten
• Beträge
• Umsatzsteuerinformationen
• Lieferanten- und Kundendaten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der vom Nutzer angeforderten Funktionen.

6. KI-gestützte Dokumentenanalyse

Zur Analyse von Dokumenten können Verfahren der künstlichen Intelligenz eingesetzt werden. Dabei können Dokumente automatisiert ausgewertet werden, um Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge, Umsatzsteuer, Kategorien und Zahlungsinformationen zu erkennen. Die Ergebnisse dienen ausschließlich der Unterstützung des Nutzers und ersetzen keine fachliche Prüfung.

7. E-Mail-Verarbeitung

Wenn Nutzer Rechnungen an ihre persönliche Dumpstera-Adresse weiterleiten, verarbeiten wir Absenderadresse, Empfängeradresse, Betreff, Nachrichtentext und Anhänge. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Dokumentenerkennung und Zuordnung innerhalb des jeweiligen Workspaces.

8. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen, insbesondere Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsverhinderung und Verbesserung der Plattform.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Nutzer können ihre Daten im Rahmen der verfügbaren Funktionen löschen oder exportieren. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

10. Empfänger von Daten

Zur Bereitstellung unserer Dienste können wir externe Dienstleister einsetzen. Dazu können insbesondere gehören:

• Hosting-Anbieter
• Datenbankanbieter
• E-Mail-Dienstleister
• KI-Dienstleister
• Cloud-Speicher-Anbieter

Diese Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und soweit erforderlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags eingebunden.

11. Internationale Datenübermittlungen

Soweit Dienstleister außerhalb der Europäischen Union eingesetzt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der DSGVO. Hierzu können insbesondere Standardvertragsklauseln verwendet werden.

12. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung zu schützen. Hierzu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen
• Verschlüsselung
• rollenbasierte Berechtigungen
• Sicherheitsprotokollierung

13. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Löschung des Nutzerkontos

Nutzer können die Löschung ihres Kontos beantragen. Nach Löschung werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird. Die jeweils aktuelle Version ist innerhalb der Plattform abrufbar.

16. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit kontaktieren:
Zepia UG (haftungsbeschränkt)
Tölzer Str. 5
81379 München
Deutschland
E-Mail: info@dumpstera.ai